Номын сангийн үндсэн бүртгэлүүдийг
хөтлөх журам
Номын
сангуудын нийт номын тоо, орлого, зарлагыг бүртгэдэг, номын сан бүрт зайлшгүй байх
ёстой үндсэн хоёр бүртгэл нь:
1. Нэг бүрчилсэн бүртгэл
буюу номын ерөнхий данс
2. Нэгдсэн бүртгэл буюу
номын орлого зарлагын бүртгэл юм. Иймд энэхүү хоёр бүртгэлийг фондын үндсэн бүртгэл
хэмээн нэрлэдэг.
1.
Номын нэг бүрчилсэн
бүртгэл, түүнийг хөтлөх
Номын сангийн номыг нэг
бүрээр нь бүртгэх бүртгэлийг нэг бүрчилсэн бүртгэл буюу ерөнхий данс гэнэ.
Нэг бүрчилсэн бүртгэлд ном нэг бүрээр ширхэг дараалан, өгөгдсөн хүснэгтийн дагуу
өнгийн бэх, үзгээр бүртгэнэ.
Номын нэг бүрчилсэн бүртгэлийн дотор нүүр нь төрийн соёмбо байх бөгөөд Төрийн захиргааны
төв байгууллагаас олгосон дансны шифртэй байна. Энэхүү шифр нь улсын хэмжээнд нэгдсэн
зохион байгуулалттайгаар олгогдож, улсын бүртгэл мэдээллийн санд хадгалагдана.
Нэг бүрчилсэн бүртгэлийн хуудас бүрт 25 ширхэг номыг дансална.
Бүртгэлийн хуудас бүрийн эцсийн дансны дугаарын хоёр орон нь 25,50,75,00-оор төгсөж
хуудас бүрийн эцсийн дансны дугаарын хоёр орон нь 26,51,76,01-ээр эхлэсэн байна.
Нэг бүрчилсэн бүртгэлийн дэвтэрт 2500,5000 ширхэг гэх данслахаар хэвлүүлсэн байх
нь тохиромжтой.
Нэг бүрчилсэн бүртгэлд бүртгэх явцад баллаж, засахыг хориглоно.
“Огноо” гэсэн эхний хүснэгтэнд дансанд авч буй сар өрдийн оны хамт эхний
хүснэгтэнд бичээд тухайн өдөр дансалж дуустал, дараагийн данслах ажил эхэлтэл
тэр бүр огноог бөглөх шаардалагагүй.
“Ерөнхий дансны дугаар” гэсэн хүснэгтэнд бичигдсэн тоо нь ном нэг бүрийн хувийн
дугаар болох бөгөөд , нэг номонд олгогдсон дугаар нь өөр номонд давтагдах ёсгүй.
“Зохиогч ба номын нэр” гэсэн хүснэгтэнд зохиогчийн нэрийг бичиж дараа нь овгийн
эхний үсгийг бичиж, хооронд нь таслалаар тусгаарлана. Гурван зохиогчтой бол эхний
зохиогчийн нэр, овгийн эхний үсгийг бичээд “ба бус” гэж бичнэ. Хэрэв дөрөв
ба түүнээс зохиогчтой бол номыг шууд номын гэрээр бичнэ.
Номын нэрийг аль болох бүрэн бичих хэрэгтэй. Нэг номыг нэгээс илүү хүснэгтэнд халиулан
бичихгүй. Урт нэртэй номын нэрийг “Зохиогч, номын нэр” хүснэгтэнд хоёр эгнээгээр
багтах боломжоор бичих, гурван цэг /.../ тавихыг зөвшөөрнө. Мөн утгыг алдагдуулахгүйгээр
товчилж хураангуйлсан үгний оронд гурван цэг /.../ тавьж болно. Ингэхдээ номын
нэрийн эхний үгийг орхигдуулж, утга санааг алдагдуулж болохгүй.
Олон хувьтай номыг дансалж байх явцад хэрэв дарааллан бичигдэхээр бол
зохиогч, номын нэр, төрөл анги, ямар журмаар ирсэн болох, хаана хувиарлагдсан,
хэвлэгдсэн хот, хэвлэгдсэн он зэрэг хүснэгтэнд
эхний номын мэдээг бичээд, дараагийн номнуудын ашиглалтыг /- - - “ - - -
/ тэмдэг хэрэглэж болох боловч, шинэ эхэлж буй хуудасны эхний мөрөнд заавал
бүх мэдээг тусгасан байна.
Шинэ нүүрийг адилтгахыг тэмдгээр хэзээ ч эхэлж болохгүй.
Харин үнэ, бар кодын дугаарыг адилтгаж болохгүй, тухайн хүснэгт бүрт заавал бичсэн
байна.
“Хаана хэвлэгдсэн” гэсэн хүснэгтэнд хэвлэгдсэн хотыг бичихдээ газар усны нэрийг
товчлох стандартын. Дагуу товчилж болно.
“Үнэ” гэсэн хүснэгтэнд номонд бичигдсэн үнэ болон худалдан авсан үнийг тусгасан
дагалдах баримтыг үндэслэн бичнэ. Гадаад ном хэвлэлд тусгагдсан үнийг тухай
үеийн валютын ханшаар төгрөгт шилжүүлэн авна.
Дансны хуудас бүрт талын дүнг дүгнэж “Үнэ” –ийн доод хэсэг дэх илүү хүснэгтэнд
бичнэ.
“Төрөл анги” гэсэн хүснэгтэнд номны ангиллын заалт, зохиогчийн тэмдгээс бүрдэх
номын шифрийг балын харандаагаар бичнэ. Эндээс үзвэл, данслах ажлын
өмнө номын санд ашиглаж буй ангиллаар ном нэг бүрийг ангилан шифрлэсэн байна гэсэн
үг.
“Ямар журмаар ирсэн болох” хүснэгтийг бөглөхдөө дагалдах баримт, фактурыг
үндэслэн худалдаагаар /Х/ , бэлгэээр /Б/ солилцоогоор /С/ орсон алин болохыг
тэмдэглэнэ. Дашрамд бэлэг , солилцоогоор ирсэн байсан ч өөрийн үндсэн үнийг заавал
бичсэн байна.
“Хаана хуваарилагдсан тэмдэглэл” гэсэн хүснэгтэнд үнсэн фонд, ойрын фонд, салбар
гэх мэт тухайн номын байгаа фонд, уншлагын танхимын фактурын хуваарилалтын
дагуу тэмдэглэх ёстой.
“Тооллого хийсэн тэмдэглэл” –ийг ээлжит ба ээлжит бус тооллого хийх явцад “тоологдсон”
гэсэн баталгаа болгон тэмдэглэж явах ба бүртгэлд 5 удаагийн тооллогын тэмдэглэгээ
хийгдэх юм.
“Тусгай тайлбар” гэсэн хүснэгтэнд тооллогын дараагаар ямар нэгэн тушаалааар
хасагдаж, актлагдсан эсвэл шилжүүлсэн тушаалын он, сар , өдөр, тоотын хамтаар хасагдсан
шалтгаан тайлбарыг бичнэ.
Нэг бүрчилсэн бүртгэлийн хавтас ба нүүр хуудсанд “Номын ерөнхий данс: гээд ¹,Эхлэсэн
¹ , Дууссан ¹, 20.. он гэж заавал тусгасан байна.
ЭХЛЭСЭН
¹______ , ДУУССАН ¹ _______-д тухайн дэвтэр эхэлсэн дансны дугаарыг, мөн хөтлөгдөж
дууссан сүүлийн дансны дугаарыг бичиж, дэвтэр хөтлөгдөж эхэлсэн оныг бичнэ.
Нэгбүрчилсэн бүртгэл дууссаны дараа арын хавтасны дотор талд байгаа доорх хүснэгтийг
заавал бөглөж, гарын үсэг зурж, тэмдэг даран баталгаажуулсан байх ёстой:
ЭНЭ
ДЭВТЭРТ _________-ЭЭС _________ХҮРТЭЛХ БҮГД _________ТӨГРӨГ
________МӨНГӨНИЙ
ҮНЭТЭЙ _________ШИРХЭГ НОМ ДАНСЛАГДАВ.
/Санхүүгийн
тэмдэг/
Баталгаажуулсан:
НОМЫН
САНГИЙН ЭРХЛЭГЧ: ________________
НЯ-БО:
_____________
20..он
.. сар .. өдөр
Ерөнхий дансыг бүртгэлийн номын санч буюу данслагч хөтлөх бөгөөд зөвхөн номын сангийн
эрхлэгч, ня-бо хариуцан , лацтай шүүгээнд нууцлан хадгалах ёстой.
Ийнхүү номоо дансанд бүртгэсний дараа номын нүүр хуудасны ар буюу 3-р хуудас,
17-р хуудсуудад номын сангийн тэмдэгийг дарж, ерөнхий дансны оногдол дугаарыг бичнэ.
2.Номын сангийн нэгдсэн бүртгэл хөтлөх
Нэгдсэн бүртгэл нь номын сан, номын сантай байгууллага бүр заавал хөтлөсөн байх
үндсэн бүртгэлийн нэг юм. Нэгдсэн бүртгэлээр урьд жилүүдэд тэр номын сан , байгуууллага,
хэдий хэрийн фондтой байсныг , тухайн оны сар , улиралд нэмэгдсэн ба хасагдсан
хэдэн нэр төрлийн хичнээн ширхэг номтойг , тэдгээр нь ямар шинжлэх ухааны
салбараар хичнээн тоотой байгааг тус тусад нь ялган гаргаж, нийт хэдэн төгрөгөөр
номтой болохыг тодорхойлно.
Нэгдсэн бүртгэл нь шинээр нэмэгдсэн ба хасагдсан номын гэх хоёр хэсгээс бүрддэг.
1-р хэсэгт нь номын санд шинээр нэмэгдэж байгаа номыг бүртгэх учир орлогын бүртгэл, 2-р хэсэгт нь номын
сангаас элдэв шалтгаанаар хасагдаж байгаа номыг бүртгэдэг тул зарлагын бүртгэл гэж нэрлэдэг.
Нэгдсэн бүртгэлийг дотор нь нүүр ба төрийн соёмбо бүхий хуудас байх бөгөөд Төрийн
захиргааны төв байгууллагаас олгосон дансны шифртэй байна. Энэхүү шифр нь
улсын хэмжээнд нэгдсэн зохион байгуулалттайгаар олгогдож, улсын бүртгэл мэдээллийн
санд хадгалагдана.
Нэгдсэн бүртглэээс тус номын сан, байгууллагын ном бүрдүүлэлтийн ажил аль
хир зөв хийгдэж байгаа, шинжлэх ухааны ямар салбарын ном хэрэгцээтэй , аль төрөл,
салбарын номыг хэт олон төвлөрүүлснээр эрэлтэнд орохгүй байгаа, номын фондоо
сайн баяжуулахад бүрдүүлэлтийн ямар арга хэлбэрийг ашиглавал зохих зэргийн судалгааг
тухай бүрд хийх боломжтой. Түүнчлэн нэгдсэн бүртгэлийн 2-р хэсгээс хичнээн
ном ямар шалтгаанаар хасагдсаныг мэдэж, фондын баяжилт ашиглалт, хадгалалт, хамгаалалтын
байдалд судалгаа хийж, номын сангийн хэлтэс , тасаг, уншлагын танхим номын санч
нэг бүрээр дүгнэх ач холбогдолтой.
Жишээ нь: Нэгдсэн бүртгэлийн 2-р хэсэгт урагдах, гэмтэх, алдагдах замаар олон ном
актлагдсан бол номын санчид уншигчдаас ном хэвлэлийг хүлээн авахдаа шалгадагггүйг,
мөн номын сангийн уншигчдийн ёс суртахуун , хүмүүжлийн асуудал дутмаг байгаад анхаарах
хэрэгтэйг гэрчилж байна. Иймд номын сангаас уншигчдад номын сангийн ном, хэвлэлтэй
хэрхэн ажиллах тухай яриа, таниулгыг уншигдыг карт нээлттэй үйлчлүүлж байгаа
эхний өдрөөс явуулах нь зүйтэй.
3. Уншигчдад үйлчлэх ажлын бүртгэлүүд
Номын сангийн өдөр тутмын ажлын бүртгэл хөтлөх журам
Өдөр
тутмын бүртгэлд номын сангийн өдөр, сар, жилд үйлчилсэн байнгын уншигч, ирч, ном
олголт болон соёл олон нийтийн ажлыг бүртгэнэ. Уг бүртгэлийг номын сангийн
үйлчилгээ явуулах уншлагын танхимуудад болон фондууда хөтөлнө.
Боловсрол Соёл Шинжлэх Ухааны сайдын 2005 оны 12 сарын 30-ны өдрийн 441 дүгээр тушаалаар
номын сангийн өдөр тутмын ажлын бүртгэлийг номын сангуудын үйлчилгээний онцлогт
тохируулан: нийтийн номын сангийн бүртгэл , их дээд сургуулийн номын сангийн өдөр
тутмын бүртгэл, ерөнхий боловсролын сургуулийн номын сангийн өдөр тутмын бүртгэл
гэсэн гурван төрлөөр батласнаар онцлог болсон юм.
Аль ч номын сангийн өдөр тутмын бүртгэл нь уншигчийн байдал, олгосон ном хэвлэл,
соёл олон нийтийн ажил гэсэн гурван хэсгээс бүрдэнэ.
Номын сангийн ажлын өдөр тутмын бүртгэлийн дотор нүүр нь төрийн соёмбо бүхий хуудас
байх бөгөөд Төрийн захиргааны төв байгууллагаас олгосон дансны шифртэй
байна. Энэхүү шифр нь улсын хэмжэээнд нэгдсэн зохион байгуулалттайгаар олгогдож,
улсын бүртгэл мэдээллийн санд хадгална.
Номын сангууд өдөр тутмын бүртгэлийн дэвтрийг өөрийн номын сангийн уншигчын
бүрэлдэхүүн, үйлчилгээний онцлогт тохируулан сонгож, бүртгэлийн хүснэгтийн
дагуу хөтөлнө.
